Нужна ли печать для ИП или ООО

1. Введение

В апреле 2015 г. были внесены изменения в законодательство относительно ООО, теперь они вправе отказаться от печати в своей деятельности. Это упрощает документооборот, однако может привести к сложностям во взаимоотношениях с контрагентами и госведомствами.

2. Печать для ИП

Закон не заставляет индивидуальных предпринимателей использовать печать в документообороте. ГК РФ, ФЗ № 129 от 08.08.2001 не содержат подобных положений. ФНС в письме № 28-10/15239 особо подчеркивает, что изготовление собственной печати — право ИП, а не обязанность.

Печать также не считается способом идентификации предпринимателя. Для заверки документов вполне достаточно его личной подписи, а для подтверждения полномочий — паспорта и свидетельства о постановке на налоговый учет в качестве ИП.

Изготовленную печать нигде не регистрируют, поэтому проверить, использует ли ИП ее в документообороте, практически невозможно. Если контрагенты и госорганы требуют обосновать отсутствие печати, предприниматель может составить письмо о способе заверения.

Письмо оформляют в свободной форме с обязательным проставлением в «шапке» реквизитов: наименования, ИНН, ОГРНИП. В «теле» указывают, что согласно ФЗ № 129 ИП ведет документооборот без печати. Часто подобные письма прикладываются к гражданско-правовым договорам.

3. Печать для ООО

С 07.04.2015 ООО вправе не использовать круглую печать в делопроизводстве и документообороте. Такие новшества внес Федеральный закон от 06.04.15 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ».

Организация должна зафиксировать в Уставе способ заверения документов. Все ООО, продолжающие использовать печать, обязаны внести в текст Устава упоминание об этом. Договора с контрагентами, как и раньше, скрепляются печатью, если подобное требование предусмотрено соглашением между компаниями.

В некоторых ситуациях печать обязательна:

• ею удостоверяют подлинность доверенности на представителя в суде по административным вопросам (например, по оспариванию нормативных актов). В то же время арбитражные суды не требуют, чтобы на документах стояла печать;
• образовательные учреждения должны заверять ею документы об обучении;
• залогодатель, по соглашению оставляя у себя объект залога, обязан иметь печать и др.

За последние 3 года изменения были внесены в разные законы, подзаконные акты и регламенты. Однако во многих еще сохраняется требование применять печать, например в правилах открытия расчетного счета организации, оформления первичной бухгалтерской и кассовой документации и др.

Эти положения, формально действующие, фактически зависимы от федерального законодательства: их можно не исполнять. Однако компаниям нужно быть готовым к тому, что не все контрагенты и госведомства примут как должное отсутствие печати на документах. И если непринятие налоговой декларации можно оспорить у руководства ИФНС или в суде, отказ от печати при заключении договора с бизнес-партнером может помешать сделке.

Отказ организации от основной круглой печати не запрещает ей пользоваться дополнительными. Так, часто в делопроизводстве применяют штамп «для документов». Он ставится на гражданско-правовых договорах, внутренних приказах и др.

Организации рекомендуется издать локальный акт, в котором перечислить виды и назначения дополнительных штампов. Такую практику одобряют арбитражные суды и трудовые инспекции. Однако если от круглой основной печати ООО отказалось, заверять «вспомогательными» штампами документы для налоговой не стоит.

4. Последствия работы без печати

Для многих организаций печать — решающий атрибут любого гражданско-правового договора, акта или доверенности, сложившаяся привычная практика. Поэтому отсутствие оттиска на документе воспринимается в лучшем случае как показатель неблагонадежности бизнес-партнера, а иногда — как попытка обмана. И то, и другое способно расстроить немало крупных сделок.

Дело даже не в традиционном отношении к печати как к единственно возможному способу заврения документов. Во многих организациях действуют свои регламенты документооборота, согласно которым ее использование обязательно. Если контрагент требует поставить на акте приема-передачи печать — это не всегда означает, что он сомневается в его подлинности. Вполне вероятно, бухгалтерия просто не может в силу внутренних актов принять такой документ.

Как и ожидалось, немногие ООО отказались от использования печати. Все-таки она — важная часть делового имиджа. Кроме того, отсутствие печати способно осложнить отношения компании с бизнес-партнерами и контролирующими организациями.

5. Изготовление печати для ИП и ООО

При изготовлении печатей для ИП и ООО стараются следовать требованиям ГОСТов Р 51511-2001, Р 6.30-2003 и Р 7.0.8-2013, регламентирующих выпуск гербовой продукции. Как правило, компании и предприниматели заказывают круглые печати диаметром 38–42 мм с голубым, синим или фиолетовым оттиском. В него включают:

• полное наименование ООО/ИП на русском языке;
• местонахождение (город);
• организационно-правовую форму предприятия;
• ОГРИП/ОГРН;
• другие реквизиты (по желанию);
• символику. Коммерческие организации не вправе использовать государственный герб РФ.

Процесс изготовления занимает от нескольких часов до недели. Заказать печать можно придя лично в специализирующуюся организацию, по телефону или через интернет. Возможно, с Вас попросят копию свидетельства о регистрации.

Стоимость изготовления зависит от объема информации, сложности рисунка, типа оснастки (держателя). Она может быть автоматической, ручной, карманной или эксклюзивной — специально для руководителей.

Оттиски могут иметь различную степень защиты, чтобы исключить подделок: полутона, специальный шрифт, гильоширную сетку («макроме»), контрольные метки и др.

Несмотря на то, что печати перестали быть обязательным атрибутом обществ с ограниченной ответственностью, они активно используются в документообороте. ФНС рекомендует тем, кто решил отказаться от использования печати, подождать, пока все нормативные акты будут приведены в соответствие с изменениями и отсутствие печати станет принятой практикой в бизнес-среде.